为了规范公司内部会议室的管理与使用，提高会议效率，确保各类会议能够顺利进行，特制定本制度。请各部门及员工严格遵守以下规定：

一、会议室的预约与使用

1. 公司所有会议室均需提前通过系统或指定平台进行预约登记，未经预约不得擅自使用。

2. 预约时需明确会议时间、参会人数及会议主题，并由部门负责人审批后提交至行政部备案。

3. 如遇紧急情况需要临时使用会议室，应向行政部说明原因并获得批准后方可使用。

二、会议安排与纪律

1. 会议开始前，请参会人员提前到达，避免因迟到影响会议进程。

2. 参会人员须保持会场安静，关闭手机铃声或调至静音模式，不得随意走动或大声喧哗。

3. 禁止在会议室吸烟、饮食或从事与会议无关的行为，保持室内整洁有序。

三、设备管理与维护

1. 使用投影仪、音响等设备时，请严格按照操作流程执行，如有问题及时联系技术人员处理。

2. 会议结束后，请将所有设备恢复原状，并清理个人物品，避免遗留垃圾。

3. 若发现设备损坏或故障，应及时上报行政部，以便尽快修复。

四、责任分工

1. 行政部负责会议室的整体调度和日常管理，定期检查设施状况并做好记录。

2. 各部门需配合行政部的工作，合理规划会议安排，避免资源浪费。

3. 对于违反本制度的行为，将视情节轻重给予相应处罚。

五、附则

本制度自发布之日起施行，最终解释权归公司行政部所有。希望全体员工共同维护良好的办公环境，为提升团队协作效率贡献力量！

以上规定旨在优化会议流程，营造高效和谐的工作氛围。请大家相互监督，共同遵守！

通过上述内容，我们希望不仅明确了会议室使用的具体要求，还强调了每位员工的责任感和集体意识。相信只要大家齐心协力，一定能让每一次会议都达到预期效果。